En entornos comerciales con facturación activa todos los días —incluyendo fines de semana en el canal B2C— el resumen diario es una pieza crítica. Alguien tiene que producirlo cada mañana antes de que el equipo comercial empiece a trabajar. Cuando ese proceso es manual, el margen de error es alto y el tiempo invertido difícil de justificar. Aquí explico cómo lo automaticé.

Las tres fuentes de datos

El informe necesita tres instantáneas del estado de la facturación, todas extraídas desde el ERP cada mañana: las facturas ya emitidas en el período en curso, los pedidos B2B confirmados que todavía no tienen factura y los documentos que están en proceso de validación. Juntas ofrecen una foto completa: lo facturado, lo comprometido y lo que está en el pipeline.

Un detalle que complica la extracción: el canal B2C factura también en fin de semana. Eso significa que el lunes hay que descargar datos de tres días a la vez. Power Query gestiona este caso localizando el archivo correcto por patrón de nombre en lugar de por nombre exacto, así que el proceso no cambia independientemente de cuántos días se acumulen.

SharePoint como fuente única de verdad

Antes de abrir el libro Excel, los archivos exportados se suben a una carpeta de SharePoint. Esta decisión tiene dos ventajas: queda un histórico automático por fecha y, más importante, el libro no almacena datos localmente. Siempre lee desde SharePoint, lo que garantiza que cualquier persona del equipo que lo abra vea exactamente los mismos números.

El libro Excel: Power Query + VBA

El libro tiene varias capas. Por debajo, Power Query conecta con SharePoint y transforma los datos en bruto: limpia formatos, cruza fuentes y construye las tablas que alimentan el resumen. Esta capa es silenciosa; el usuario no la ve ni la toca.

Por encima hay una hoja operativa con tablas dinámicas, KPIs globales y una proyección de facturación respecto al presupuesto mensual. Y tres botones que hacen todo el trabajo: uno actualiza las facturas emitidas y ajusta automáticamente la fecha de referencia, los otros dos refrescan los pendientes y los borradores. Cada botón dispara una macro VBA que refresca la conexión de Power Query correspondiente y propaga los cambios a todas las vistas dependientes.

La única intervención manual que sigue siendo necesaria es introducir la cifra de presupuesto mensual, que viene de dirección comercial y no del ERP.

Resultado

El proceso completo lleva menos de cinco minutos. Antes de la automatización, el mismo resultado requería abrir varios archivos, copiar rangos a mano, recalcular totales y verificar referencias. Con este enfoque, el tiempo se dedica a leer el resumen y tomar decisiones, no a producirlo.